Le metriche della piattaforma di invio dicono quanti messaggi sono stati accettati, aperti, cliccati. Non dicono quanti sono finiti nella cartella spam, né cosa pensano di te i provider che li hanno ricevuti. Per avvicinarsi a quella informazione esistono gli strumenti che alcuni grandi provider mettono a disposizione dei mittenti. Non sono completi né perfetti, ma sono l'unico punto di vista diretto dall'altra parte.
Google Postmaster Tools
Attivazione
Postmaster Tools lavora sul dominio, non sull'IP. Per attivarlo si aggiunge il dominio di invio e si dimostra di controllarlo pubblicando un record TXT nel DNS. Conviene registrare il dominio usato nel From e, se diverso, il dominio della firma DKIM: i dati vengono attribuiti in base all'autenticazione.
I grafici compaiono solo quando il volume giornaliero verso gli utenti Gmail è sufficiente. Chi invia poche decine di messaggi al giorno vedrà spesso pannelli vuoti: non è un errore di configurazione, è una soglia minima di dati.
Cosa guardare
Le sezioni disponibili sono cambiate nel tempo, ma alcuni dati sono centrali:
- tasso di spam: la quota di messaggi che gli utenti hanno segnalato come spam rispetto a quelli arrivati in posta in arrivo. È il dato più importante e va tenuto molto basso;
- stato di conformità ai requisiti per i mittenti: autenticazione, allineamento DMARC, disiscrizione con un clic, record PTR, cifratura;
- autenticazione: la percentuale di messaggi che superano SPF, DKIM e DMARC;
- cifratura: la quota di traffico ricevuto tramite TLS;
- errori di consegna: rifiuti e rallentamenti, con il loro motivo.
Il tasso di spam richiede una lettura attenta. Viene calcolato sui messaggi arrivati in posta in arrivo, quindi un valore basso con un volume in calo può nascondere il fatto che molti messaggi finiscono già nello spam, dove non possono più essere segnalati.
Microsoft SNDS
Attivazione
SNDS, Smart Network Data Services, lavora sugli indirizzi IP. Per accedere ai dati di un IP bisogna dimostrare di esserne responsabili: Microsoft invia una richiesta di autorizzazione a indirizzi collegati all'IP, come quelli indicati nei dati di registrazione o un indirizzo di amministrazione sul nome del record PTR.
Questo ha una conseguenza pratica: SNDS è utile a chi gestisce IP dedicati o server propri. Chi usa un pool condiviso di una piattaforma non può registrare quegli indirizzi e deve affidarsi ai dati della piattaforma stessa.
Cosa mostra
Per ogni IP, giorno per giorno, SNDS riporta in genere:
| Dato | Lettura |
|---|---|
| messaggi e destinatari | volume ricevuto da quell'IP |
| esito del filtro | un indicatore a colori: verde, giallo o rosso |
| tasso di segnalazioni | quota di messaggi segnalati come indesiderati |
| contatti con trappole | messaggi arrivati a spam trap |
| campioni | esempi di messaggi, utili per capire cosa è stato inviato |
Un IP che passa dal verde al giallo merita un'indagine immediata; il rosso indica che gran parte del traffico viene filtrato. I contatti con le trappole sono un segnale particolarmente utile, perché nessun altro strumento li mostra in modo così diretto.
Accanto a SNDS, Microsoft offre un programma di segnalazione dei reclami, che invia al mittente una copia dei messaggi segnalati dagli utenti come posta indesiderata.
Altri provider
Anche altri provider offrono portali per i mittenti, con dati e requisiti di accesso diversi. Vale la pena verificare quali sono disponibili per i domini più rappresentati nella propria lista: se un quarto degli iscritti usa un provider specifico, i suoi dati valgono quanto quelli di Gmail.
Dai grafici alle azioni
Gli strumenti servono solo se qualcuno li guarda con regolarità e sa cosa fare. Una routine semplice:
- controllo settimanale dei valori principali, con annotazione di invii particolari, importazioni o cambi di configurazione;
- confronto con le proprie metriche: un aumento del tasso di spam che coincide con un nuovo segmento indica la causa;
- verifica della conformità dopo ogni modifica al DNS o alla piattaforma;
- soglie di allarme: per esempio un tasso di spam che supera lo 0,1% su più giorni consecutivi.
Quando i dati peggiorano, le leve sono quasi sempre le stesse: ridurre o sospendere i segmenti meno coinvolti, controllare la provenienza dei contatti recenti, verificare che la disiscrizione funzioni e sia ben visibile.
In sintesi
- Postmaster Tools lavora sul dominio e si attiva con un record TXT nel DNS.
- Il tasso di spam di Gmail è il dato più importante, ma va letto insieme ai volumi.
- SNDS lavora sugli IP ed è utile soprattutto a chi gestisce IP dedicati.
- I contatti con le trappole mostrati da SNDS sono un segnale prezioso e raro.
- I dati servono solo con una routine di controllo e soglie di allarme definite.
